HELENA LINDQVIST

Tillbakablick 2021

Nu när året närmar sig sitt slut så passar vi på att göra en tillbakablick för 2021. Vi väljer att blicka tillbaka till några av de tillfällen då vi faktiskt kunde ses i det verkliga livet och göra något annat än att jobba. Under sommaren var det lite enklare då vi kunde ses utomhus. Restriktionerna lättade sedan i höstas och tack vare det kunde vi bland annat genomföra vår årliga kickoff. En liten lista över nöjen under året fick vi i alla fall ihop;

  • Sommarfest på respektive hemort
  • AW med vårt systerbolag Transformant
  • Kräftskiva på Göteborgskontoret
  • Sälj- och ledningskonferens på Knivsta Värdshus
  • Kickoff på Steam Hotel Västerås
  • Mässan Agenda CFO på Grand Hôtel
  • Besök hos Västsvenska Handelskammaren i Göteborg
  • Mirovia – The Party på Sturecompagniet i Stockholm

 

2021 var även året då vi utsågs till en av Europas Bästa Arbetsplatser av Great Place To Work. Och för fjärde året i rad blev vi en av Sveriges Bästa Arbetsplatser. Detta är vi naturligtvis oerhört stolta över! Våra medarbetare är det viktigaste vi har så att de trivs är av högsta prioritet för oss.

En annan stor händelse var att vi fick nya ägare och numera är en del av Mirovia Group. Det innebär även att vi fått ett helt gäng systerbolag; Transformant, Lemontree, Bizloop, So4It, Svenska Försäkringsfabriken, Acino och Traventus. Det känns både roligt och spännande att ingå i en större och snabbt växande koncern.

2021 blev ett bra år kan vi genom denna tillbakablick konstatera!

 

Med det vill vi önska er alla

God Jul & Gott Nytt År!

 


 

När är ett affärssystemsprojekt klart? (Nr 9/10)

Del 9 av 10 i artikelserien om ”Upphandling av affärssystem för konsultbolag” – När är ett affärssystemsprojekt klart?

Det korta svaret på den frågan är – Aldrig!

Systemleverantörerna har alltid en införandeplan, vilken i förenklad form brukar se ut så här:

  1. Design av systemet.
  2. Bygga in önskade funktioner i systemet.
  3. Löpande tester, både systemtester och användartester.
  4. Go-live och go-live stöd.
  5. Överlämning till förvaltning.

Och det är den sista punkten som gör att projekten aldrig tar slut.

För att minimera arbetet med förvaltningen så måste man lägga ner mycket tid INNAN projektet startar. Det vill säga redan vid kravspecen som vi pratat om i avsnittet ”Hur tar man fram en bra kravspecifikation” som du hittar i samma artikelserie. En förutsättning för att få en effektiv förvaltning av systemet är att ni valt rätt system för er verksamhet. Både för dagens och morgondagens behov. Därför krävs det att ni gjort hemläxan och ställt korrekta krav.

Under implementationen behöver ni sedan lägga ner mycket tid tillsammans med systemleverantören på att designa systemet. Både så att den ursprungliga uppsättningen stödjer dagens behov och att kodstruktur och prestanda räcker till för de ev. förändringar i verksamheten som ni ser i framtiden.

Vår erfarenhet är att systemleverantörer ofta underskattar den tid designfasen tar. Man ska inte vara rädd för att öka budgeten i tidiga skeden. Om man slarvar sig igenom denna fas riskerar man sen att få ett system som kommer behöva anpassas och justeras en hel del under resans gång. Anpassningar som görs efter go-live innebär ofta att även fungerande flöden måste anpassas och att tid och kostnader skenar.

Övriga delar av implementationen baserar sig till fullo på designfasen. Systemleverantören konfigurerar systemet baserat på detta, och kunden testar att allt fungerar som förväntat. Då är det av största vikt att de som testar är engagerade och ställer krav när något inte fungerar som tänkt.

 

Hur bygger man då upp en effektiv systemförvaltning?

Många operativa system i verksamheten förvaltas av olika grupper av systemanvändare där IT ofta har en stark roll. Men IT-avdelningens kompetens och engagemang i affärssystemet är ofta blygsam.

Därför är det vanligt att ekonomichefen blir systemägare för affärssystemet och att engagemanget ute i organisationen är ganska svalt. Det är inte så konstigt då de flesta användare bara ser en liten del av systemet varje dag.

Förvaltningen blir ofta en intern angelägenhet på ekonomiavdelningen. Hur man ska jobba med förvaltningen för att nå en långsiktig nytta av sitt affärssystem kommer vi till i nästa artikel i serien, som dessutom blir den sista.

 

Vill du veta mer om vår upphandlingstjänst så kan du med fördel kontakta någon av oss på Sundbom & Partners som är experter på affärssystem för just konsultbolag. Kontaktinformation hittar du här. Det går även bra att fylla i kontaktformuläret längst ner här på sidan så kontaktar vi dig.

 


 

Hösterbjudanden Unit4 ERP (Agresso)

 

Webinar – gå från klient- till webbapplikationen

Jobbar du i Unit4 ERP-klienten/desktop idag och vill komma i gång med funktionerna i webben? Var hittar du knappar, verktyg mm? Lyssna i så fall på vårt lunch-webinar för att få tips! Vi erbjuder dig en inblick i webbens grundfunktionalitet och ger exempel på skillnader mellan desktop och webb. Det finns flera fördelar med att jobba i webben, speciellt i dessa tider då vi sitter mer på distans.

Det är kostnadsfritt och riktar sig till dig som jobbar på ekonomiavdelning i Unit4 ERP. Ni kanske överväger att börja jobba mer i Unit4 ERP Webb eller vill kunna ge era slutanvändare mer information om webbens grundläggande möjligheter.

När? Fredagen den 19 november kl. 12.00 – 13.00
Var? Via Microsoft Teams (du behöver inte ha Teams installerat på din dator). Länk mejlas ut senast på förmiddagen samma dag.

Läs mer och anmäl dig här>>

 

Möte om Unit4 ERP, över Teams eller på plats

Vilka möjligheter har just ni när det kommer till ert affärssystem och allt runt omkring det? Ibland kan det vara bra att bolla lite med en extern part och få ta del av hur andra gör. Hur har andra tex organiserat kravställning, support mm? Inte minst kan det vara värdefullt för att bygga upp ett proaktivt sätt att arbeta, i stället för att bara reagera på felmeddelanden. Vi tar gärna en timmes möte med er, tillsammans med en av våra erfarna konsulter för att prata om vilka utmaningar ni har. Förhoppningsvis har ni fått några bra idéer om hur ni kan komma vidare eller andra nyttiga tips under mötet. Ni väljer själva om ni vill ses digitalt eller på plats hos er eller oss.

Har ni frågor eller vill boka in ett möte är ni välkomna att kontakta Yvonne Gugg via e-post yvonne.gugg@sundbompartners.se eller på telefon +46 70 315 17 04.

 

Tillgängliga konsulter

Vi har några konsulter som avslutat uppdrag och skulle kunna komma ut och stötta er organisation vid behov. Kanske behöver ni förbättra användandet av systemet, bygga upp en intern supportfunktion, komma i gång med elektronisk fakturahantering, hjälp vid uppgradering eller stöd vid implementation?

  • En av konsulterna har bland annat medverkat vid att bygga upp en kunds styrdokument kring system och flöden för att underlätta vardagen för alla, kanske inte minst för ekonomiavdelningen.
  • En annan konsult har gedigen kunskap inom ekonomi och flöden, samt lång erfarenhet av tid och projekt inom Unit4 ERP.

Har ni frågor eller behov av hjälp är ni välkomna att kontakta Yvonne Gugg via e-post yvonne.gugg@sundbompartners.se eller på telefon +46 70 315 17 04.

 

Städa i anläggningsregistret mer effektivt

Inför årsskiftet kan det vara dags att städa i anläggningsregistret. En stor tidstjuv kan vara att hantera utrangeringar i Unit4 ERP:s anläggningsmodul, därför har vi tagit fram verktyg för att massutrangera anläggningar (samt ändra status på dem). Vi kan hjälpa er att göra ett engångsjobb alternativt hjälpa er att sätta upp masshantering i ert ERP.

Vi hjälper såklart även till med avstämningsfrågor och rapporter inför revision och årsredovisning.

Vill ni veta mer är ni välkomna att kontakta Yvonne Gugg via e-post yvonne.gugg@sundbompartners.se eller på telefon +46 70 315 17 04.

 

Nytt webinar inom kort om Systemförvaltning

Inom kort kommer vi även att erbjuda en träff och/eller ett webinar kring systemförvaltning. En minst sagt viktig roll idag när systemet kräver en del för att serva bolaget på bästa sätt. Vi diskuterar rollen som systemadministratör inom Unit4 ERP och vad den innebär, utmaningar i rollen, samt ger tips på hur man kan jobba mer effektivt med systemadministration. Håll utkik!

 

 


 

Kickoff 2021 med hela Sundbomgruppen

I år kunde vi äntligen genomföra en kickoff ”på riktigt” igen så vi samlades allihop i Västerås på The Steam Hotel. Det var nära och bra både från Stockholm och Göteborg. Vi hade hyrt en egen del av hotellet, Turbine Lounge, där vi fick disponera både hotellrum, konferenslokal och sällskapsytor helt för oss själva. Det passade helt perfekt för oss som konferenssällskap. Det var första gången sen julfesten 2019 som vi sågs hela gänget igen så det var minst sagt välbehövligt!

 

Temat var ”Lära känna” då vi faktiskt har hela 15 nya medarbetare sen vi sågs allihop sist. Konsultlivet är fantastiskt men det är även oerhört viktigt som konsult att få känna sig som en del av gemenskapen med sina kollegor på ”hemmaplan”. Därför lät vi bland annat våra medarbetare presentera de olika delarna av verksamheten och så fick vi lyssna till olika exempel på konsultuppdrag. Allt för att förtydliga vad våra kollegor pysslar med på dagarna. Det var mycket intressant och givande!

Ett annat block handlade om hur konsultrollen kan tänkas påverkas av det nya hybridarbetet. Vi står nu inför en ny vardag efter pandemin och det är inte helt tydligt hur vi kommer att arbeta framöver. Detta ledde till ett givande grupparbete som avslutades med diskussion grupperna emellan.

 

Så mycket mer än bara konferens

När vi inte konfererade fick vi bland annat en guidad tur genom Västerås då vädret visade sig från sin bästa sida. På något vis lyckas alltid vädergudarna vara med oss på våra kickoffer!

Vi gjorde en mycket rolig team building-aktivitet på Prison Island i centrala Västerås. Där fick vi i lag utmana både våra fysiska och mentala förmågor.

Vårt systerbolag PX Expert fyller ett år nu i oktober. Det passade vi naturligtvis på att fira tillsammans.

Håkan Berg, svensk mästare i magi och även deltagare i Britain’s Got Talent, bjöd på underhållning. Det blev mycket skratt och tappade hakor så honom kan vi varmt rekommendera.

Givetvis bjöds det även på massor av god mat och dryck. Det blev till och med lite dans och karaoke framåt kvällstimmarna. Så roligt har vi inte haft på länge!

 

Vi vill riktiga ett stort TACK till alla våra fantastiska medarbetare för en underbar kickoff-helg! Nu är vi fulltankade med energi och laddade inför det som återstår av året.

 

Blir du kanske sugen på att vara med på våra kommande kickoff-resor? Är du ekonom eller affärssystemkunnig och vill veta mer om hur det är att jobba hos oss så är du varmt välkommen att kontakta någon av våra konsultchefer. Kontaktinformation hittar du här.

 

 


 

Sundbom & Partners – Kvartalsrapport Q3 2021

 

  • Omsättningen för Sundbom & Partners-gruppen, i vilken Sundbom & Partners AB, Project Software Sweden AB och PX Expert Norden AB ingår, blev för tredje kvartalet 15,6 Mkr jämför med föregående års 11,7 Mkr. Det motsvarar en tillväxt för kvartalet på 33 %.

 

  • Resultatet för kvartalet blev 1,1 Mkr jämfört med förra årets -248 Tkr. En markant förbättring således. Vinstmarginalen för kvartalet blev 7%. Resultatet och marginalen påverkas negativt av sommarperioden.

 

  • För årets första tre kvartal blev omsättningen 54,7 Mkr jämfört med föregående års 51,8 Mkr. Detta motsvarar en tillväxt hittills i år på ca 5,6%.

 

  • Resultatet för årets tre första kvartal blev 5,5 Mkr jämfört med samma period förra årets 4 Mkr. Det är en resultatförbättring på 38%. Vinstmarginalen hittills i år är ca 10%.

 

  • Under september blev vi utsedda till en av ”Europas bästa Arbetsplatser” av organisationen Great Place to Work.

 

  • Utsikter för resten av 2021:

– Beläggningssituationen för fjärde kvartalet 2021 är god men framförhållningen är något kortare än vid samma tid under tidigare år.
– Prognosen för helåret 2021 är en omsättning på ca 78 Mkr med ett resultat på ca 8 Mkr. Det kommer i så fall innebära en tillväxt på ca 8% samt en resultatförbättring på ca 23%.

 

Stockholm 2021-10-08

Per Sundbom

VD och Grundare

 


 

Välkommen Monica!

 

Vi har nöjet att få presentera ytterligare en ny medarbetare, Monica Lundqvist! Monica har en verkligt gedigen erfarenhet från arbete på en ekonomiavdelning. Hon hanterar allt från löpande redovisning till bokslut i små och stora organisationer, både svenska och internationella. Hon har under en lång tid arbetat i tid- och projektintensiva verksamheter och därmed skaffat sig breda kunskaper inom affärssystem som många av våra kunder använder. Monica har även varit aktiv i projekt kring byte av affärssystem hos sina tidigare arbetsgivare.

När Monica är ledig återvänder hon gärna till sina barndomstrakter vid Höga kusten. Där får hon sin återhämtning samtidigt som hon passar på att vårda släktens hus.

Varmt välkommen till oss Monica, du blir ett mycket välkommet tillskott i vår konsultgrupp!

 

 

 


 

Ny ekonomikonsult – Victoria!

Vi har återigen den stora äran att välkomna en ny medarbetare. Victoria Bystedt har nu börjat som ekonomikonsult hos oss.

Victoria har många års erfarenhet från olika uppdrag inom ekonomi. Hon har varit på flera projektintensiva bolag och arbetat inom flertalet olika system. Allt från löpande redovisning, leverantörsreskontra, kundreskontra, fakturering och avstämningar har varit hennes arbetsuppgifter genom åren. Kort sagt så har hon erfarenhet av det mesta som förekommer på en ekonomifunktion. Extra roligt och värdefullt för oss är att hon har goda kunskaper i ett par av de affärssystem som många av våra kunder använder.

När Victoria inte jobbar spenderar hon gärna sin tid på landet. Nu på hösten är det framför allt svampskogen som lockar.

Vi är så glada att ha dig ombord Victoria, varmt välkommen till oss!

 

 


 

Europas Bästa Arbetsplatser 2021 – Vi är en av dem!

Vi är så glada och stolta över att kunna berätta att vi har blivit utsedda till en av Europas bästa arbetsplatser 2021 av organisationen Great Place To Work ®! De senaste fyra åren har vi varit med på deras listor över Sveriges bästa arbetsplatser och i år kammade vi dessutom hem en andraplats. Organisationerna som blir placerade i topp är sedan med och tävlar om en av de åtråvärda platserna på listan över Europas bästa arbetsplatser.

”Europas bästa arbetsplatser ™ har satt en ny standard för vård av medarbetare inom en mängd olika branscher” säger Michael C. Bush, CEO på Great Place To Work ®. ”Dessa företag drivs av den typ av ledare som är stolta över att stödja sina anställdas behov. De skapar flexibla arbetsmiljöer där alla kan trivas, oavsett vem de är eller vad de gör för verksamheten.”

”Wow! Inte nog med att vi under fyra år utsetts till en av Sveriges bästa arbetsplatser. Vi har nu också kommit in på listan över Europas bästa arbetsplatser. Det är ett stort erkännande av allt arbete vi lagt ner på att ha ett optimalt arbetsklimat och hög trivselfaktor. Vi är enormt hedrade och det utmanar också till att bli ännu bättre i framtiden.” säger Per Sundbom, VD och grundare på Sundbom & Partners.

Resultatet i rankningen baseras till största del på vad medarbetarna tycker och tänker om arbetsplatsen.

På Sundbom & Partners får jag möjlighet att utvecklas både professionellt och som medmänniska” säger en av våra medarbetare.

Jag har redan från första början känt mig som hemma på Sundbom & Partners och stämningen är väldigt familjär” säger en annan medarbetare.

 

Se hela listan över Europas bästa arbetsplatser här>>

 

OM GREAT PLACE TO WORK

Great Place to Work® är en organisation som är globalt ledande i sitt arbete för arbetsplatsens kultur. Sedan 1992 har de undersökt mer än 100 miljoner anställda runt om i världen och utifrån dessa resultat kunnat definiera vad som gör en bra arbetsplats: förtroende. Great Place to Work verkar i mer än 60 länder. De hjälper organisationer att kvantifiera sin kultur och producera bättre affärsresultat genom att skapa en förtroendeingivande arbetsupplevelse för alla anställda. Allt de gör drivs av uppdraget att bygga en bättre värld genom att hjälpa varje organisation att bli ett bra ställe att arbeta, för alla.

 

 


 

Välkommen Annika till vårt konsultgäng!

Vi har fått ytterligare en ny medarbetare i Göteborg, Annika Alftrén heter vårt senaste tillskott. Annika har lång erfarenhet som ekonom i olika roller. Hon har bland annat varit ansvarig för bokslutsprocessen i koncerner, gjort likviditetsprognoser och kostnadsanalyser. Hon har även haft ansvar för löpande redovisning, skatt, löner och pensioner.

Efter ett par spännande år utomlands är Annika åter i tjänst i Sverige, vilket vi naturligtvis är mycket glada för! Hos oss kommer hon in som Maconomykonsult och har redan rivstartat med ett uppdrag hos en av våra större kunder.

Varmt välkommen till oss Annika!

 

 


 

Att tänka på vid uppgradering av affärssystem

För att ert affärssystem ska fungera och leverantören ska kunna underhålla det så krävs det att systemet löpande uppgraderas. Systemleverantörerna supporterar oftast bara två versioner bakåt i tiden. Det betyder att uppgradering behöver ske minst vartannat år för att man ska känna sig säker på att få den support och det stöd man betalar för.

Ladda ner hela artikeln som pdf här!

I samband med uppgraderingen får man på köpet alla förbättringar och utvecklingar som gjorts i systemet. Leverantören bygger löpande in de funktioner som användarna efterfrågat i tidigare versioner. Det händer också mycket med automatiseringar och effektiviseringar i varje ny version. Om man själv deltar i användargrupper mm som kravställare så har man möjlighet att kunna vara med och påverka ny funktionalitet i framtida versioner.

En uppgradering av affärssystemet kan skilja sig beroende på vilken teknik som systemet är byggt på. Har man ett äkta SaaS (System as a Service) ska detta skötas automatiskt och som kund behöver man egentligen inte tänka på det alls. De flesta bolag har dock inte det, utan har i stället antingen en hybridlösning eller ett on-premise system som driftas på egen hand. Då är det betydligt mer jobb kring en uppgradering. Här beskriver vi lite hur man kan arbeta med uppgradering i olika systemtyper.

 

Äkta SaaS

Ett äkta SaaS är ett system som leverantören driftar, underhåller och uppgraderar. För att leverantörerna ska kunna ansvara för funktionen så tillåts sällan några kundunika anpassningar. Exempel på ett sådana system är till exempel Visma.net eller Fortnox.

Även när man har ett äkta SaaS-system så finns det anledning att testa alla funktioner inför en uppgradering, framför allt de integrationer man har. Det händer också att vissa funktioner försvinner eller förändras i en uppgraderad version. Äkta SaaS-system uppgraderas/uppdateras löpande, ofta månadsvis eller kvartalsvis. I normalfallet så uppgraderas först en testmiljö, där ni som kund förväntas testa era viktigaste flöden samt nya funktioner för att säkerställa att allt fungerar när den nya versionen läggs på. I de flesta fall kan kunden med egen personal hantera uppgraderingarna av SaaS-system.

 

Hybridlösningar

Vid en hybridlösning driftar systemleverantören er miljö och ansvarar för uppgraderingar. Men ni har en egen databas eller så delar ni en databas med ett fåtal andra kunder. Systemleverantören gör uppgraderingen av grundsystemet som en del av serviceåtagandet som man betalar för. Det är leverantören som styr när uppgradering ska ske och ni som kund får anpassa er efter deras tidplan. Tex är Maconomy DFME en så kallad Hybridlösning.

Dessa uppgraderingar kräver i många fall mer omfattande tester då man ofta i dessa system har byggt in kundunika funktioner och anpassningar.

 

On-premise

Ett on-premise system är ett affärssystem som man själv driftar på egna servrar, eller så kan man lägga ut driften på en driftspartner.

Man beslutar själv när uppgradering av ett on-premise system ska ske. Då behöver man anlita systemleverantören eller en partner som kan utföra den tekniska uppgraderingen av databaser mm samt lägga på den nya versionen av programvaran.

Vid uppgradering av on-premise-lösningar, och till stor del när det gäller hybridlösningar, så är det viktigt att man som kund tar ett stort ansvar för att systemet ska fungera så som man förväntar sig efter uppgraderingen.

 

Uppgradering är ofta ett tidskrävande projekt

Uppgraderingen måste ses som ett internt projekt, och ska planeras in med både timmar och pengar. Tid måste avsättas, i första hand inom ekonomi och IT-avdelningarna. Någon måste ta projektledarrollen för uppgraderingsprojektet, finns den resursen internt? Eller måste ni ta hjälp av en konsult med vana av denna typ av projekt för att samordna, administrera och sköta kontakten med systemleverantören?

Dessa punkter kan vara bra att tänka på innan uppgraderingen:

  • Läs igenom dokumentationen om vad som ska uppgraderas från leverantören.
  • Under vilken period (datum) sker uppgraderingen, hur passar det in med övrig verksamhet?
  • Går datumet att påverka om det inte passar?
  • Hur lång är testperioden?
  • Vilket datum ska nya versionen gå live?
  • Samordna mellan avdelningar i organisationen, oftast IT och Ekonomi.

 

Det är viktigt att inte glömma bort användarna i systemet. Hur påverkas deras användning, både före, under och efter en uppgradering? Vad behöver kommuniceras och krävs det någon ytterligare utbildning för användarna? Allt detta ska planeras in och förberedas i ett tidigt skede. Det kan vara en bra idé att ta fram eller uppdatera lathundar om det är förändringar i till exempel projekt, tidrapportering eller uppföljning som påverkar användarna.

Glöm inte heller att vara ”i fas” med den nya versionen. Ibland har bolagen fullt upp med att testa och säkerställa att befintlig funktion och anpassningar/integrationer fungerar som de ska att man glömmer att uppgraderingen kan innebära nya och mer effektiva arbetssätt. Det kan ha tillkommit möjligheter som inte fanns tidigare och chans att få nya effektiva rutiner på plats. Frigör man inte tid för att förstå och utbilda personalen inom dessa nyheter får man kanske inte full effekt av uppgraderingen.

 

Testa, testa, testa!

Bland det viktigaste och mest tidskrävande i projektet är att testa systemet i samband med uppgraderingen. En bra testperiod minimerar fel som kan uppstå efter att nya versionen gått live och påverkar den dagliga verksamheten i form av tid, pengar och badwill i verksamheten.

Att tänka på i samband med testning:

  • Resurser – Vem/vilka ska testa?
  • Tid – Under hur lång tid pågår testen?
  • Bokning i kalender – Avsätt tid.
  • Vilka funktioner, integrationer, rapporter mm ska testas?
  • Dokumentation – Dokumentera de fel som uppstår.
  • Hur sker kommunikationen med leverantören angående testresultat?

Vi rekommenderar att ta fram en genomtänkt testplan över vilka funktioner som ska testas. I testplanen bör alla funktioner som används i organisationen finnas med. Det inkluderar egna kundanpassningar, anpassade rapporter, externa kopplingar och integrationer, och hur de nya funktionerna fungerar i systemet. Om man har en bra testplan och dokumenterar sina tester så kan man bocka av att alla funktioner är testade. Om det sedan uppstår ett fel i live-versionen så går det att påvisa om samma fel fanns med redan i testversionen. Detta underlättar för alla parter.

 

Avslutningsvis så kan vi konstatera att en större uppgradering alltid innebär mycket arbete för organisationen. Men med en bra planering, en strukturerad process och där tillräckligt med tid frigörs för involverade resurser så brukar dessa projekt bli lyckade.

Har ni frågor eller står ni kanske inför en kommande uppgradering av ert affärssystem? Välkommen att kontakta någon av oss, kontaktuppgifter hittar ni här.