Hur tar man fram en bra kravspecifikation? (nr 3/10)

Hur tar man fram en bra kravspecifikation? – Del 3 av 10 i artikelserien om ”Upphandling av affärssystem för konsultbolag”

Ett av de mest kritiska momenten när man ska upphandla ett nytt affärssystem är framtagandet av en kravspecifikation. Det är den som lägger grunden för det framtida systemet. Utan en bra kravspecifikation blir det svårt att hitta rätt system och införa det effektivt.

Hur gör man då när man ska ta fram en bra kravspecifikation? Följande punktlista beskriver de moment vi inom Sundbom & Partners tillämpar när vi hjälper våra upphandlingskunder:

• Definition:

  I detta moment går man igenom syftet samt vilka mål man vill uppnå med ett eventuellt byte av affärssystem. Budget, processer, koppling till affärsplan, tidsplan mm gås igenom. Tillsammans med kunden brukar vi bilda en projektgrupp som blir arbetsgruppen i den fortsatta processen, samt en styrgrupp som är den beslutande instansen i projektet.

• Behovsinventering/prioritering:

  Detta moment omfattar fokuserade workshops med valda delar av verksamheten. Lämpligtvis med ekonomi/ledning och operativ leveransverksamhet för att fånga upp de unika behov som finns inom organisationen. Vid behov genomförs workshops eller intervjuer med ytterligare intressenter inom verksamheten.

• Kravspecifikation:

  Denna aktivitet syftar till att ta fram själva kravspecifikationen som är en detaljerad specifikation över både funktionella och tekniska krav. Specifikationen kommer att omfatta krav inom alla de områden som systemet förväntas stödja, t ex:

• • Tid-, rese och utläggsrapportering
  • Projektredovisning, resursplanering och projektbudgetering
  • Finansiell budget, prognos och uppföljning
  • Effektiv fakturering och enkel kundreskontrahantering
  • Elektroniskt leveratörfakturaflöde
  • Smidiga betalösningar
  • Ibland även abonnemang, inköp, lager osv

• Prioritering

  Alla de krav som framkommer bör också prioriteras beroende på hur viktiga de egentligen är för verksamheten. Vissa krav kan vara mer ”nice-to-have” medan andra är ”must-have”. Alla krav viktas också beroende på hur väsentliga de är för verksamheten och vi poängsätter därefter anbuden baserat på leverantörens svar och demo av systemet, det ger oss en så objektiv bild som möjligt över systemets kvalitet.

• Andra värden:

  När man tar fram en kravspecifikation för användning i en upphandling får man inte glömma att även ställa krav på:

• • Leverantören i sig av typen ekonomi, historik, resurstillgång mm. Det är trots allt en relation man kommer att ha under många år framöver.
  • Teknik, dvs vilka tekniska krav man har från sin IT-verksamhet. Det kan finnas en IT-strategi att ta hänsyn till. Tekniken kan skilja sig mycket mellan olika affärssystem beroende på molnteknik, on-premise mm.
  • Juridik, dvs man kan redan i en kravspecifikation ställa krav på vilka juridiska grundkrav man ställer på leverantören, t ex betalplaner, betalningsvillkor, garantier, avtalstider, GDPR mm. Att ha med det från början i sin kravställning kan underlätta senare förhandling.

Kommande artikel handlar om för- och nackdelar med olika tekniska lösningar för affärssystem, t ex on-premise, cloud etc.

Vill du veta mer om vår upphandlingstjänst så kan du med fördel kontakta någon av oss på Sundbom & Partners som är experter på affärssystem för just konsultbolag. Kontaktinformation hittar du här.

Uppgradera sitt affärssystem eller investera i ett nytt? – Del 2 av 10 i artikelserien om ”Upphandling av affärssystem för konsultbolag”

De flesta lite större konsultbolag har säkert vid ett flertal tillfällen ställts inför dilemmat att bestämma om man ska uppgradera sitt befintliga affärssystem eller investera i ett nytt system.

En uppgradering av ett affärssystem kan ibland vara ett ganska kostsamt projekt, speciellt om man ligger kvar i ett system som bygger på lite äldre teknik. Man ställer sig då frågan – är det verkligen värt att ta den kostnaden? Borde man inte i stället satsa pengarna på att förnya sig och investera i ett modernare system där uppgraderingar i framtiden kanske inte är så kostsamma samt att gränssnitten är modernare?

Tyvärr är det många som byter system helt i onödan och ibland till något som fungerar betydligt sämre. För att kunna fatta ett bra beslut behöver man fundera över följande:

Om en uppgradering innebär att ovanstående frågeställningar till stor del undanröjs kan det definitivt vara vits att uppgradera istället för att investera i ett nytt system.

En uppgradering är i de allra flesta fall, trots att prislappen kan te sig stor, betydligt mer kostnadseffektiv än att byta system.

Det viktigaste att fundera över är den första frågeställningen ovan. För konsultbolag är det verksamhetskritiskt att använda ett affärssystem som har fokus på projekt/uppdragsredovisning och tidrapportering. Man måste ha möjlighet att fånga tiden på ett effektivt sätt för att kunna fakturera smidigt. Lika viktigt är det att kunna följa uppdragen/projekten rent ekonomiskt. Dessutom måste redovisningen i systemet stödja bolagets nuvarande och kommande redovisningsprinciper, IFRS-regelverk, successiv vinstavräkning, upparbetade intäkter mm. Gör inte systemet det så är det nog läge att fundera på ett nytt system i stället för att uppgradera.

Ett systembyte innebär att man börjar helt från början med kravställning etc och det tar längre tid än vad man tror från början. Men om ovanstående frågeställningar helt eller delvis inte löses med en uppgradering har man inte mycket val – då är det bara att kavla upp ärmarna och se till att ta fram ett så bra underlag för en upphandling som möjligt.

Det berättar vi vidare om i nästa artikel i denna serie.

Om du känner igen dig i några av frågeställningarna ovan så är det nog dags att göra någonting. Då kan du med fördel kontakta någon på Sundbom & Partners som är experter på affärssystem för just konsultbolag. Kontaktinformation hittar du här.

När vet ett konsultbolag att det är dags att byta ut sitt affärssystem? – Del 1 av 10 i artikelserien om ”Upphandling av affärssystem för konsultbolag”

Konsultbolag verkar nästan alltid i en mycket föränderlig värld. Branschen karaktäriseras ofta av uppköp, omfattande expansioner, avknoppningar, internationalisering etc. Dessa förändringar ställer höga krav på affärssystemens flexibilitet. Inte alla system motsvarar dessa krav och då kan det börja gnissla lite.

Förutom uppenbara tecken på att det är dags att byta system såsom bristande funktionalitet, för få dimensioner etc så är detta tecken som tyder på att det är dags att se över sitt system:

• Mängder av manuella bokningar för att hantera mellanhavanden mellan bolagen i en koncern.
• Svårigheter att hantera flera valutor.
• Manuella bokningar av intäkter mellan bokföringsperioder.
• Problem att tidrapportera i, och följa upp koncerngemensamma projekt.
• Vid en blandad projekt- och produktverksamhet – svårigheter att följa projekten medan produkterna går alldeles utmärkt att följa, eller vice versa.
• Stora rapporteringsproblem på grund av att information man vill följa helt enkelt inte finns i systemet, eller kräver komplexa externa rapportverktyg för att filtrera fram.
• I övrigt många manuella rutiner på grund av att befintligt system inte stödjer processer eller digitalisering.
• Utöver detta så finns risk att att systemet helt enkelt inte längre supporteras och underhålls av systemleverantören, eller att det kräver operativsystem som inte supporteras av t ex Microsoft.

Fler mänskliga faktorer som också kan vara tecken på att det är dags att göra något:

• Organisationen får problem med att inrapportera på grund av gamla gränssnitt som man inte vill arbeta med. Idag ställer man ofta krav på mobila gränssnitt, speciellt i organisationer där medarbetarna inte sitter på ett gemensamt kontor.
• Är man ett teknikintensivt företag kan gamla system med gamla gränssnitt upplevas som negativt från medarbetarna utifrån ett arbetsgivarperspektiv. Man vill helt enkelt inte jobba på ett ”gammalmodigt” företag eller i ett ”fult” system.
• Ett system som fått alltför mycket intern kritik av någon anledning kan i sig vara en anledning till ett byte eftersom det brukar vara mycket svårt att vända en sådan allmän syn på systemet.
• Dessutom kan det vara så att det system man en gång investerat i faktiskt är för komplicerat och krångligt, dagens behov kanske inte kräver ett komplext system. Många konsultbolag kan också ha hamnat i ett system som inte är gjort för ett konsultbolag. Det kanske har fokus på produkter och inte projekt/uppdrag. I det läget kan det vara idé att byta, antingen till ett enklare eller till ett som är gjort för branschen.

Känner du igen dig i några av dessa påstående så kan det nog vara dags att fundera över detta. Då kan du med fördel kontakta någon på Sundbom & Partners som är experter på affärssystem för just konsultbolag. Kontaktinformation hittar du här.