ARTIKLAR

Hur får man på sikt nytta av sin investering i nytt affärssystem? – Del 10 av 10 i artikelserien om ”Upphandling av affärssystem för konsultbolag”

Som vi skrev tidigare så kommer denna artikel handla om hur man skapar en långsiktig nytta av sin investering i nytt affärssystem. Vår erfarenhet säger att det handlar om effektiv och professionell förvaltning.

Det är sällan som företagets IT-avdelning har kunskap om förvaltning av ekonomisystemet utöver kommunikation, lagringsyta och backup. Ofta är det rena molnsystem och då är inte IT alls involverad i driften. I stället ligger ansvaret oftast hos ekonomiavdelningen där någon systemintresserad ekonom utses till ansvarig för förvaltningen av systemet.

Vad innefattar då ansvar för förvaltning av ett affärssystem?

Bland annat ingår följande uppgifter i arbetet:

• Tillse att det finns Super-users, dvs en person/ett team på företaget som bäst förstår systemets uppbyggnad och funktioner. I mindre organisationer är oftast super-user och förvaltningsansvarig samma person.
• Bygga upp en intern kompetens genom att anordna utbildningar och fortbildningar i systemet för olika personalgrupper.
• Bygga upp en intern supportorganisation så att alla medarbetare vet vem de ska vända sig till med frågor samt hur frågor ska eskaleras inom företaget.
• Löpande utveckla sin egen kompetens inom systemets olika funktioner.
• Löpande hålla sig uppdaterad om tillkommande funktioner i nya releaser.
• Införa nya funktioner i samband med uppdateringar eller uppgraderingar.
• Löpande konfigurera systemet efter förändringar i organisation, nya attestordningar, nya bolag mm.
• Ansvara för dialog och kravställande mot systemleverantören, tillse att gemensamma förvaltningsmöten hålls.
• Upphandla konsulter som kan stödja när intern resurs inte räcker till.
• Tillsätta resurser och projektledning i samband med uppgraderingar av systemet.
• Tillse att det finns en budget för underhåll, anpassningar och förbättringar av affärssystemet, samt följa upp kostnaderna.
• Sköta dialogen med intern IT avseende hårdvara, lagring, prestanda mm om det är ett on-premise system (Läs mer om olika driftsformer här).
• Utarbeta en förvaltningsplan där ovanstående punkter struktureras och framtida utvecklingsbehov identifieras och planeras in.

Dessa exempel är ändå bara en del av det övergripande ansvaret som en systemförvaltare har. Det är viktigt att den som får en sådan roll faktiskt får tid att arbeta med frågorna och kan frigöras från andra arbetsuppgifter. Beroende på vilket valt system och storlek på företaget kan detta ta allt från några dagar i månaden upp till heltid.

Ta hjälp av konsulter!

Många företag har en egen förvaltningsorganisation men långt ifrån alla. Om en sådan saknas måste man ofta ta in konsulter som bistår med allt från att upprätta en förvaltningsplan till att ansvara för hela den löpande förvaltningen av affärssystemet. Eller så väljer man att ta in konsulter för vissa delar, t ex i samband med en uppgradering. Har man gjort en investering av ett nytt affärssystem så gäller det även att investera i resurser som kan sköta om systemet.

Vi på Sundbom & Partners är specialister på förvaltning av affärssystem för företag som arbetar med tid och projekt, som IT-, Teknik- och kommunikationskonsulter. Våra huvudstyrkor ligger i att förvalta de affärssystem som man oftast använder av dessa branscher. Bland dessa finns Maconomy, Visma PX, Unit4 ERP (Agresso), IFS, Dynamics 365, Xledger, Rexor m.fl.

Vill du veta mer om våra systemförvaltningstjänster så kan du med fördel kontakta någon av oss på Sundbom & Partners som är experter på affärssystem för just konsultbolag. Kontaktinformation hittar du här.

Del 9 av 10 i artikelserien om ”Upphandling av affärssystem för konsultbolag” – När är ett affärssystemsprojekt klart?

Det korta svaret på den frågan är – Aldrig!

Systemleverantörerna har alltid en införandeplan, vilken i förenklad form brukar se ut så här:

1. Design av systemet.
2. Bygga in önskade funktioner i systemet.
3. Löpande tester, både systemtester och användartester.
4. Go-live och go-live stöd.
5. Överlämning till förvaltning.

Och det är den sista punkten som gör att projekten aldrig tar slut.

För att minimera arbetet med förvaltningen så måste man lägga ner mycket tid INNAN projektet startar. Det vill säga redan vid kravspecen som vi pratat om i avsnittet ”Hur tar man fram en bra kravspecifikation” som du hittar i samma artikelserie. En förutsättning för att få en effektiv förvaltning av systemet är att ni valt rätt system för er verksamhet. Både för dagens och morgondagens behov. Därför krävs det att ni gjort hemläxan och ställt korrekta krav.

Under implementationen behöver ni sedan lägga ner mycket tid tillsammans med systemleverantören på att designa systemet. Både så att den ursprungliga uppsättningen stödjer dagens behov och att kodstruktur och prestanda räcker till för de ev. förändringar i verksamheten som ni ser i framtiden.

Vår erfarenhet är att systemleverantörer ofta underskattar den tid designfasen tar. Man ska inte vara rädd för att öka budgeten i tidiga skeden. Om man slarvar sig igenom denna fas riskerar man sen att få ett system som kommer behöva anpassas och justeras en hel del under resans gång. Anpassningar som görs efter go-live innebär ofta att även fungerande flöden måste anpassas och att tid och kostnader skenar.

Övriga delar av implementationen baserar sig till fullo på designfasen. Systemleverantören konfigurerar systemet baserat på detta, och kunden testar att allt fungerar som förväntat. Då är det av största vikt att de som testar är engagerade och ställer krav när något inte fungerar som tänkt.

Hur bygger man då upp en effektiv systemförvaltning?

Många operativa system i verksamheten förvaltas av olika grupper av systemanvändare där IT ofta har en stark roll. Men IT-avdelningens kompetens och engagemang i affärssystemet är ofta blygsam.

Därför är det vanligt att ekonomichefen blir systemägare för affärssystemet och att engagemanget ute i organisationen är ganska svalt. Det är inte så konstigt då de flesta användare bara ser en liten del av systemet varje dag.

Förvaltningen blir ofta en intern angelägenhet på ekonomiavdelningen. Hur man ska jobba med förvaltningen för att nå en långsiktig nytta av sitt affärssystem kommer vi till i nästa artikel i serien, som dessutom blir den sista.

Vill du veta mer om vår upphandlingstjänst så kan du med fördel kontakta någon av oss på Sundbom & Partners som är experter på affärssystem för just konsultbolag. Kontaktinformation hittar du här. Det går även bra att fylla i kontaktformuläret längst ner här på sidan så kontaktar vi dig.

Hur går en framgångsrik implementation till? – Del 8 av 10 i artikelserien om ”Upphandling av affärssystem för konsultbolag”

När man väl har upphandlat sitt nya affärssystem är det dags för implementation, dvs införandet av det nya systemet. Att införa att nytt affärssystem är inget som går att slarva sig igenom. Inom konsultbolag är en affärssystemimplementation något som påverkar hela företaget till skillnad från att införa ett nytt ekonomisystem på ett tillverkande bolag. Alla kommer att påverkas på ett eller annat sätt och då innebär ett misslyckat införande att det kan bli mycket smärtsamt och dyrt. Tyvärr så resulterar många affärssystemimplementationer i förseningar och fördyringar men det finns vissa knep för att undvika detta:

Rätt projektmodell

De allra flesta systemleverantörer har normalt sett en modell för hur just deras system ska införas på bästa sätt. Enklast är så klart att utgå från denna modell men en del, framför allt större, kunder jobbar enligt egna bestämda projektmodeller. Vår rekommendation är att alltid utgå från leverantörens modell då den brukar vara väl beprövad.

Rätt implementationsteam

A och O för en lyckad implementation är att tillsätta rätt- och tillräckliga resurser – det gäller både personal och pengar. Viktigast är att den som står som ansvarig har erfarenhet av att driva denna typ av projekt och har mandat/budget för att nyttja interna resurser och kunna driva igenom projektet. Många företag gör misstaget att plocka en person ur den ordinarie organisationen för att leda projektet. Någon som kanske helt saknar erfarenhet från den här typen av projekt och som dessutom inte kommer kunna få någon avlastning från ordinarie arbetsuppgifter. I stället är det starkt rekommenderat att hyra in en extern projektledare. Oftast behöver man också öka bemanningen på ekonomiavdelningen för att täcka upp för den tid som går åt till att arbeta i projektet. Det finns inte tid för att både sköta sina egna arbetsuppgifter och arbeta med implementationsprojektet. Det lönar sig i stort sett alltid att bemanna upp ekonomiavdelningen under projektet.

Rätt inställning till förändring

”Människan är aldrig så stark som när det gäller att motverka förändring” sa en gammal chef till mig. Så sant!
Ett nytt affärssystem innebär stora möjligheter till förbättring/förändring. Man ska inte missa detta tillfälle att förbättra sin verksamhet. I implementationsteamet måste det därför finnas medlemmar som har rätt inställning till och kan fatta beslut om förändringar. Oftast handlar det om att effektivisera processer, till exempel faktureringsprocessen, tidrapporteringsprocessen etc. Det måste också finnas en förändringsvilja ända upp i företagsledningen. Om man inte tar tillvara på dessa möjligheter finns det en risk för att det nya affärssystemet endast leder till att man fortsätter att jobba som tidigare, alltså fortsätter att göra fel fast på ett nytt sätt.

Rätt anpassningar

I möjligaste mån bör man undvika alltför många anpassningar av ett standardiserat affärssystem. Kan man anpassa verksamheten till systemet utan stora uppoffringar är det sannolikt bättre än att börja anpassa systemet. Alla anpassningar kräver underhåll och är kostsamma i längden. De moderna s.k. ”multi tenant” molnsystemen är ofta inte heller gjorda för att anpassas alltför mycket eftersom alla kunder ska köra samma kärnsystem för att underlätta vid uppgraderingar mm.

Rätt integrationsplan

Ofta har man ett flertal kringsystem som ska integreras mot det nya affärssystemet, det kan vara CRM, Budgetsystem, Datalager, Koncernrapportering och unika verksamhetssystem av alla slag. Varje sådan integration måste planeras i samråd med det systemets förvaltningsgrupper och systemleverantörerna. Detta kan vara både en tidstjuv och en stor kostnadspost som inte alltid är känd innan man bestämt sig för ett system. Se till att alla inblandade system är representerade och att tid sätts av tillsammans med leverantörerna/förvaltningsgrupperna – ofta involverar dessa integrationer externa konsulter som måste avropas i tid och planeras in.

Rätt historik

En viktig del i implementationen är också att se till att icke relevant information inte migreras in i det nya systemet. Det är ett ypperligt tillfälle till att ”tvätta” data och minska datamängderna. Denna del av projektet kan vara omfattande och måste kartläggas på ett tidigt stadium i projektet och kan faktiskt delvis genomföras i ett mycket tidigt skede.

Rätt testarbete

Man brukar säga att man inte kan testa för mycket. Det är helt riktigt. När man tycker att man testat färdigt så är det läge att testa en omgång till. Man upptäcker alltid något som kan förbättras. Både funktioner och processer i systemet måste testas. Testcase måste upprättas och testprotokoll måste tas fram. Återtestning efter rättningar måste genomföras. Allt detta tar tid och kräver resurser. Här kan man med fördel ta in en konsult med erfarenhet av systemet för att leda testerna.

Rätt utbildning

Ett av de säkraste sätten att öka sannolikheten till ett lyckat projekt är att se till att alla slutanvändare får relevant utbildning. Alla som ska tidrapportera måste få veta hur man gör det i det nya systemet etc. Missar men det får man säkerligen höra att det gamla systemet var bättre. Många kunder låter leverantören utbilda ”utbildare” – ”train the trainer”. Dessa blir ofta superusers i slutänden. Hela organisationen måste få relevant utbildning. Allt ifrån företagsledningen, som behöver veta hur man attesterar och får fram bra rapporter till den enskilde konsulten som behöver veta hur hen tidrapporterar och rapporterar resor och utlägg. Vi rekommenderar att man tar fram egna manualer, eller ännu hellre spelar in filmer över de vanligaste uppgifterna som medarbetare förväntas göra, t ex rapportera tid och fakturera.

Rätt information

Eftersom ett nytt affärssystem påverkar hela organisationen i ett konsultbolag är det synnerligen viktigt att alla i organisationen får information om vad som händer. Vi brukar kalla det intern marknadsföring. Det finns inga affärsystemsprojekt som går exakt som man planerar vilket innebär att man måste informera hela tiden om vad som händer. Förståelsen för förseningar och annat strul ökar dramatiskt med relevant och öppen information. Säger man från början att det kommer bli en tid av prövningar kommer organisationen ha större förståelse.

Följer man råden ovan så ökar definitivt sannolikheten för ett lyckat införande!

De avslutande två artiklarna i denna serie kommer handla om när ett affärssystemsprojekt är klart och om hur man får nytta på sikt av sin investering.

Vill du veta mer om vår upphandlingstjänst så kan du med fördel kontakta någon av oss på Sundbom & Partners som är experter på affärssystem för just konsultbolag.

Kontaktinformation hittar du här.

Hur utvärderar man anbud/offerter? – Del 7 av 10 i artikelserien om ”Upphandling av affärssystem för konsultbolag”

En utmaning i samband med systemupphandlingar är hur man ska utvärdera de inkomna anbuden/offerterna. Hur vet man att man får svar på det man frågar om? Hur ska man veta att leverantören har förstått vad som ska levereras? Går det att jämföra priser och TCO (Total Cost of Ownership)?

För att kunna genomföra en vettig utvärdering krävs att man följt våra tidigare rekommendationer, dvs att man tagit fram en bra och tydlig kravspecifikation och att man tagit fram ett komplett och tydligt upphandlingsunderlag. Finns inte detta så är det mycket svårt att utvärdera. Man måste kunna ”nollställa” anbuden, dvs de måste vara jämförbara så att man inte jämför ”äpplen” och ”päron”.

Här är några bra tips på hur man utvärderar:

1. Ett bra sätt att jobba på är att man, så långt det är möjligt, poängsätter krav och önskemål baserade på hur viktiga de är för verksamheten. Här kan man med fördel använda Excel eller liknande verktyg så att man kan räkna på poäng med automatik. När man sedan börjar själva utvärderingen ser man helt enkelt hur många poäng respektive leverantör/system får vid denna mer matematiska utvärdering. Vi rekommenderar också att man alltid arbetar med så kallade ”ska-” och ”bör-” krav där ska-kraven är sådant som måste uppfyllas för att man ska komma vidare i processen. Men denna del av utvärdering kan inte ensamt ligga till grund för ett beslut.

2. Man måste komplettera med att analysera hur leverantörerna svarat upp mot kraven. I vissa fall svarar man att man klarar kravet men att det krävs en anpassning. Hur ska man tolka det? Har man eller har man inte? Till samtliga krav måste man därför ge utrymme för leverantörerna att svara i text. Denna del av utvärderingen kräver att läsaren har vana av att läsa förklaringar från affärssystemleverantörer eftersom det i vissa fall kan vara svårt att förstå vad de menar annars.

3. I vissa fall vill företaget som ska upphandla systemet även att utvärderingen ska ske utifrån några huvudparametrar. T ex är det vanligt att man, speciellt i offentliga upphandlingar anser att priset är det viktigaste. I andra sammanhang värderar man kanske höga poäng på funktionalitet eller att kraven på själva leverantören och dess leverans- och utvecklingskapacitet uppfylls. Inför en upphandling måste man som kund bestämma hur man ska vikta pris mot kvalitet på system och leverantör, det hjälper mycket i samband med utvärderingen.

4. En mycket viktig del i utvärderingen är så klart demonstrationer av systemen. Lämpligast är att bjuda in de två eller tre leverantörer som fått den högsta matematiska utvärderingsratingen. Under förutsättning att de också svarat tillfredsställande på de mer beskrivande delarna i anbudsförfrågan samt att prisindikationen visar på en acceptabel nivå. Själva demonstrationerna ska också styras relativt hårt så att leverantörerna visar det som är intressant – inte det som de själva vill visa eftersom de då pekar på de styrkor de har, oaktat vad det aktuella företaget har behov av.

Vi brukar arbeta med färdiga körscheman som leverantörerna får i god tid innan demonstrationen så att de har en rimlig tid på sig att förbereda sig. Dessutom använder vi ibland protokoll för att kunna betygsätta leverantören utifrån vilken känsla företagets representanter får under demonstrationen. Hur väl stämmer systemet med vad man vill ha rent funktionellt? Hur känns användarvänligheten? Har leverantören förstått vad som efterfrågas? Hur intresserade och engagerade verkar leverantörens representanter? Det kan vara stor skillnad på olika leverantörer. En del är ”hungriga” medan andra verkar ”ointresserade” så det är en viktig parameter. Vilken typ av leverantör vill man ha framöver?

5. Slutligen är det sådant som pris, avtal och vilja som avgör. Vad får man för pengarna? Matchar priset prestandan/funktionaliteten? Är leverantören förhandlingsbenägen? Betänk att man ska ha en relation under många år framöver och det första avtalet kanske avspeglar hur just denna leverantör gör affärer även framgent. Är just ni en intressant kund för leverantören?

Nästa artikel handlar om hur en framgångsrik implementation går till.

Vill du veta mer om vår upphandlingstjänst så kan du med fördel kontakta någon av oss på Sundbom & Partners som är experter på affärssystem för just konsultbolag. Kontaktinformation hittar du här.

Hur skriver man ett bra upphandlingsunderlag? – Del 6 av 10 i artikelserien om ”Upphandling av affärssystem för konsultbolag”

Bland det viktigaste i samband med en upphandling av ett affärssystem är själva upphandlingsunderlaget, dvs det man skickar till de leverantörer man vill ha anbud/offerter ifrån. Ofta finns det stora brister i upphandlingsunderlaget och då blir själva upphandlingen sällan bra. Finns det för många oklarheter i underlaget får man också otydliga anbud/offerter.

Vad ska då ett bra upphandlingsunderlag innehålla?

Nedan följer ett upplägg som vi inom Sundbom & Partners har tillämpat i många upphandlingar.

Inledning

med övergripande beskrivning av upphandlingen med syfte, mål, sekretess etc.

Beskrivning av företaget som ska upphandla 

Den ska innehålla verksamhetsbeskrivning, organisationsmodell och nuvarande IT-system. Den ska också inkludera en planerad målbild, vad man vill förändra/förbättra, huvudsakliga behov och krav på ett nytt system mm.

Den syftar till att ge offererande leverantörer en övergripande bild samt förståelse för vad företaget vill åstadkomma med upphandlingen. Här kan man även med fördel lägga in kvalitativa och kvantitativa mål med ett nytt affärssystem.

Om det är så att företagets olika organisatoriska delar har skilda behov och krav så bör det beskrivas i detta avsnitt. Allt för att ge en så klar bild som möjligt över målbilden.

Själva kravspecifikationen

Kravspecifikationen är den viktigaste bilagan, och en självklar del av upphandlingsunderlaget. Den har ni läst om i en tidigare artikel i serien.

Annan viktig information för upphandlingen

Tex antal juridiska personer, antal användare, roller som kan påverka licensiering etc. Specificera även vilka väsentliga delar av ett affärssystem som ska offereras, tex om EFH ska ingå, eller om CRM-funktionalitet ska ingå osv.

Upphandlingsform och anbudsinstruktioner

I detta avsnitt bör man specificera hur upphandlingen kommer att ske med avseende på tidsplan inklusive viktiga datum (senaste anbudsdatum, anbudets giltighet och eventuell sista dag för frågor, när anbudspresentationer och demonstrationer ska genomföras, när utvärdering ska ske, när slutförhandling ska ske och när avtal planeras att skrivas). Den ska också inkludera formalia kring anbudet, adress dit anbudet ska skickas, kontaktpersoner mm.

Nästa artikel handlar om hur man utvärderar anbud och offerter.

Vill du veta mer om vår upphandlingstjänst så kan du med fördel kontakta någon av oss på Sundbom & Partners som är experter på affärssystem för just konsultbolag. Kontaktinformation hittar du här.