För- och nackdelar med olika driftslösningar/tekniker (nr 4/10)

Postad: 2021/04/06

För- och nackdelar med olika driftslösningar/tekniker – Del 4 av 10 i artikelserien om ”Upphandling av affärssystem för konsultbolag”

De flesta företag lagrar en del av sin data på egna servrar eller på servar driftade av en IT- partner och en del data lagras i så kallade molnlösningar. Vi ser en tydlig trend där företag lägger en allt större del av sin lagrade data i molnet och det blir alltmer ovanligt med egen drift av servar och annan IT-miljö.

Detta avspeglas också i själva applikationerna/programvarorna som i allt större utsträckning blir molnbaserade lösningar som man hyr i stället för att som tidigare köpa en nyttjanderätt.

On Premise kontra Moln

Anledningar till att molnlösningarna har vuxit i popularitet är att dessa erbjuder en större flexibilitet för företag, man betalar bara för den lagringskapacitet man använder och de personer som för tillfället nyttjar programvaror. Man slipper större investeringar i hård- och mjukvara som belastar likviditeten och får oftast en mer driftsäker miljö.

Samtidigt så finns risker med molnlösningar. Om bolaget har all data inom egna väggar så kan de själva påverka säkerhet och kapacitet. Brandväggar kan byggas upp och man kan säkerställa att GDPR följs fullt ut, vilket är ett problem om data lagras på servrar som ägs av till exempel amerikanska företag.

Vi ska här fokusera på affärssystemet – ska vi ha det i molnet eller lokalt?

Lokal programvara (On-premise) – Egen drift

Oavsett om ett företag placerar sina applikationer i molnet eller om det beslutar att hålla dem lokalt kommer datasäkerhet alltid att vara av största vikt.

Lokal programvara kräver att ett företag köper en licens/nyttjanderätt till programvaran för att använda den. Eftersom programvaran och transaktionsdata finns på egen server har man själv ansvar för säkerhet och backup mm. Det kan kännas som en tryggare lösning än att köpa en molntjänst men kräver en noggrann förvaltning av IT-miljön.

Nackdelen med lokala miljöer är att kostnader förknippade med att hantera och underhålla lösningen kan vara väsentligt högre än vid en molnbaserad lösning. En lokal installation kräver intern hård- och mjukvara för servrar, backuplösning, programvarulicenser, integrationsfunktioner och IT-anställda till hands för att stödja och hantera potentiella problem som kan uppstå.

Lokal programvara (On-premise) – Extern drift

I stället för att drifta sin egen licensierade programvara är det vanligt att man låter en IT-driftspartner tillse att servrar och programvara tillgängliggörs för medarbetarna. Man slipper ansvaret för driften men betalar å andra sidan ett ganska högt pris vilket är absolut motiverat om företaget bara har ett fåtal applikationer som ska driftas.

 Molnlösning (Cloud)

En molnlösning skiljer sig från lokal programvara genom att en systemleverantör ansvarar för allt i en molnmiljö. Många driftar sina system på ett lokalt datacenter, men ibland ligger både system och data hos amerikanska jättar som Azure, AWS eller Google. Detta gör det möjligt för företag att betala efter behov och effektivt skala upp eller ner beroende på den totala användningen, användarkraven och ett företags tillväxt.

Det finns inga kapitalkostnader, data säkerhetskopieras regelbundet och företaget behöver bara betala för aktiva användare. För de organisationer som planerar för en expansion globalt är en molnlösning ännu mer tilltalande.

Molnlösningar går oftast snabbare att implementera då mycket är förkonfigurerat samtidigt som de inte är lika flexibla som en egen installation. Dock är inte alla så kallade molnlösningar av denna moderna typ, utan snarare en variant där leverantören driftar en traditionell lösning, men tar betalt i form av hyra.

Viktiga skillnader mellan lokalt och moln

Som beskrivs ovan finns det ett antal grundläggande skillnader mellan en lokal och en molnmiljö. Vilken väg som är rätt för ditt företag beror helt på dina behov och vad du letar efter i en lösning.

Drift

Lokal: Ett företag är själv eller via en driftspartner ansvarigt för att underhålla lösningen och alla dess relaterade processer inklusive löpande uppgraderingar av systemet.

Moln: Vid en molnlösning är det systemleverantören som tar ansvar för hela driften och underhållet. Kunden har tillgång till systemet via internet och kan normalt sett använda så mycket de vill vid varje tidpunkt, med vissa begränsningar vid hybridlösningar.

Kostnader

Lokal: För företag som har programvara lokalt ansvarar de för de löpande kostnaderna för serverhårdvara, strömförbrukning, resurser, programvarulicenser, uppgraderingar, anpassningar etc.

Moln: Företag som väljer att använda en molnlösning behöver bara betala för de resurser de använder, där support- och underhållskostnader samt uppgraderingar ingår, priset justeras normalt sett upp eller ner beroende på hur mycket som konsumeras.

Kontroll

Lokal: I en lokal miljö behåller företagen all sin data och har full kontroll över vad som händer med det, på gott och ont. Företag i högt reglerade industrier med extra integritetsproblem är ofta tveksamma till molnet framför allt på grund av detta.

Moln: I en molnlösning är frågan om äganderätt till data en som många företag – och leverantörer för den delen, har kämpat med. Data och krypteringsnycklar finns hos din leverantör, så om det händer något oväntat och det är stillestånd kanske du inte kan komma åt den informationen. Dessutom får du problem med tillgång till din data om du säger upp tjänsten. Det kan också vara svårt att bygga integrationer då all data kanske inte är åtkomlig via erbjudna API:er.

Säkerhet

Lokal: Företag som har extra känslig information, t.ex. statliga och bankbranscher, måste ha en viss nivå av säkerhet och integritet som en lokal miljö erbjuder. Trots molnets löfte om säkerhet är detta det främsta problemet för många branscher, så en lokal miljö, trots några av dess nackdelar och prislapp, kan bedömas vara mer säker.

Moln: Säkerhetsproblem är fortfarande den främsta barriären för molnlösningar. Det har skett många publicerade molnöverträdelser och IT-avdelningar runt om i världen är oroliga. Från personliga uppgifter från anställda som inloggningsuppgifter till förlust av immateriell egendom är säkerhetshoten verkliga. GDPR-frågan har också aktualiserats då privacy shield inte längre garanterar utbyte av personuppgifter mellan EU/USA.

Äkta moln – vad är det?

Om man är intresserad av ett s.k. molnbaserat affärssystem, vilket de flesta är idag, måste man också förstå att det finns olika typer av moln. Vad menas då med det?

Många företag utger sig för att ha molntjänster, även om de inte är helt molnbaserade. Flera leverantörer av affärssystem i Sverige erbjuder en molnlösning enligt definitionen att de har en hyrestjänst, dock inte som en äkta molntjänst utan som någon annan traditionell form av distribution av applikation, t ex via ett fjärrskrivbord.

Erbjudandet av en äkta molnlösning är lite annorlunda. I detta fall så finns det bara en instans av programvaran som delas utav alla kunder som använder programvaran. Eftersom flera företag delar på samma infrastruktur och programvara så beskrivs den äkta molnlösningen ofta som ”multiklientklösning.” Det finns inget att installera lokalt, tillgång till programvara och data sker endast via webb eller mobilapplikation. I en äkta molnlösning delar alla användare på system, datalagring mm, men du betalar bara för eget bruk.

Nästa artikel handlar om hur ska man kan se på det här med integrationer och anpassningar.

Vill du veta mer om vår upphandlingstjänst så kan du med fördel kontakta någon av oss på Sundbom & Partners som är experter på affärssystem för just konsultbolag. Kontaktinformation hittar du här.