Förstå vikten av systemdokumentation

Postad: 2023/11/14

Förstå vikten av systemdokumentation:
Lagkrav och verkligheten i svenska företag

Orvar Lindbäck hos oss har hjälpt många av våra kunder med systemdokumentation.

Idag vill vi ta upp en viktig aspekt av företagsverksamhet som ofta förbises, nämligen systemdokumentation. Om du driver ett företag i Sverige finns det en lagstadgad skyldighet som du måste vara medveten om, nämligen kravet på systemdokumentation enligt 5 kap. 11 § BFL (Bokföringslagen).

Det är inte ovanligt att höra företagare säga, ”Vi har inte tid för sådana dokument” eller ”Vad är egentligen systemdokumentation?” Men detta är något som alla företag måste ta på allvar. I det här blogginlägget kommer vi fördjupa oss i ämnet systemdokumentation, vad det innebär, och hur det kan gynna din verksamhet. För att belysa detta kommer vi även att referera till tolkningen av lagen enligt BFNAR 2013:2.

Vad är Systemdokumentation?

För att förstå vikten av systemdokumentation är det första steget att definiera vad detta innebär. Systemdokumentation är, som namnet antyder, en samling dokument som beskriver och dokumenterar företagets ekonomiska system och rutiner. Denna dokumentation är avsedd att ge en heltäckande bild av företagets bokföring och finansiella hantering.

Systemdokumentation innefattar vanligtvis följande komponenter:

• Organisationsbeskrivning:
  En översikt av företagets struktur och organisation, inklusive roller och ansvar för de som är involverade i ekonomihanteringen.
• Rutiner och processer:
  En detaljerad beskrivning av de rutiner och processer som används för att hantera bokföring, fakturering, betalningar och andra ekonomiska transaktioner.
• Dokumentation av system:
  En inventering av de system och program som används för att underlätta ekonomihanteringen, inklusive programvara för bokföring och arkivering.
• Behandlingshistorik:
  En viktig del av systemdokumentationen är att dokumentera behandlingshistoriken av ekonomiska transaktioner. Detta innebär att varje transaktion, från fakturering till betalning och arkivering, noggrant registreras och spåras.
• Arkivplan:
  En strukturerad plan för hur ekonomisk information och dokumentation ska arkiveras och förvaras under en längre tidsperiod.

Lagen kräver Systemdokumentation enligt 5 kap. 11 § BFL

Nu när vi har en grundläggande förståelse för vad systemdokumentation är, låt oss titta närmare på lagkravet som reglerar detta i Sverige. Enligt 5 kap. 11 § BFL (Bokföringslagen) är det obligatoriskt för alla företag att ha systemdokumentation som ger en rättvisande bild av företagets ekonomiska situation. Denna paragraf är tydlig och kräver att företag upprättar och förvarar den dokumentation som krävs enligt god bokföringssed.

Detta lagkrav är inte nytt och har funnits under en lång tid för att säkerställa att företag följer god praxis och att ekonomin är transparent och rättvisande. Detta är avgörande för att skapa förtroende bland affärspartners, kunder och myndigheter.

Varför systemdokumentation är väsentlig för ditt företag

Nu när vi har fastställt lagkravet för systemdokumentation, är det dags att titta på varför detta är så viktigt för ditt företag. Här är några skäl att överväga:

• Följa Lagen och undvika påföljder:
  Som vi har nämnt tidigare är det ett lagkrav att ha systemdokumentation. Om du inte uppfyller detta krav kan du utsättas för böter eller andra påföljder. Att vara i linje med lagen är därför avgörande för att undvika juridiska problem.
• Transparens och Förtroende:
  Genom att ha en korrekt och uppdaterad systemdokumentation visar du att ditt företag är transparent och ärligt i sin ekonomiska hantering. Detta skapar förtroende hos dina affärspartners, investerare och kunder.
• Effektiv Ekonomihantering:
  En tydlig och strukturerad systemdokumentation gör det enklare att hantera företagets ekonomi. Det hjälper dig att hålla koll på transaktioner, betalningar, fakturor och andra ekonomiska processer. Detta kan i sin tur leda till effektivare ekonomihantering och kostnadsbesparingar.
• Underlättar Revisioner:
  Om du någonsin blir föremål för en revision från Skatteverket eller andra myndigheter kommer en väldokumenterad systemdokumentation att göra processen smidigare och mindre stressig.
• Riskhantering:
  Genom att ha en väl dokumenterad systemdokumentation kan du också bättre hantera och minimera risker relaterade till ekonomihantering. Du kan snabbt upptäcka och åtgärda eventuella fel eller oegentligheter.

Tolkningen av Lagen enligt BFNAR 2013:2

För att ge ytterligare klarhet om lagkravet och tolkningen av systemdokumentationen kan vi hänvisa till BFNAR 2013:2. Det dokumentet, som är utfärdat av Bokföringsnämnden, ger vägledning om hur lagen bör tolkas och tillämpas.

Enligt BFNAR 2013:2 ska systemdokumentation vara ”fullständig och relevant för att uppfylla syftet med att säkerställa en rättvisande bild av företagets ekonomiska situation”. Detta innebär att dokumentationen måste vara detaljerad nog att ge en helhetsbild av ekonomiska transaktioner och processer, samtidigt som den ska vara anpassad efter företagets storlek och komplexitet.

Tolkningen understryker också vikten av att uppdatera dokumentationen regelbundet och se till att den är i linje med eventuella förändringar i företagets ekonomiska system och rutiner.

Vårt Erbjudande: Hjälp med att ta fram din systemdokumentation

Nu när du förstår vikten av systemdokumentation och lagkravet enligt 5 kap. 11 § BFL, kanske du undrar hur du ska gå till väga för att upprätta och underhålla detta viktiga dokument. Här är där vi kommer in i bilden!

Vi erbjuder specialiserade tjänster för att hjälpa företag med att skapa och upprätthålla sin systemdokumentation. Vårt team av experter har lång erfarenhet av ekonomihantering och dokumentationskrav. Vi kan hjälpa dig att skapa en detaljerad och anpassad systemdokumentation som uppfyller alla lagkrav och bäst passar ditt företags behov.

Fördelarna med att anlita oss inkluderar:

• Professionell Expertis:
  Våra experter har gedigen kunskap om lagen och riktlinjerna för systemdokumentation. Du kan därför vara säker på att din dokumentation kommer att vara i överensstämmelse med kraven.
• Tidsbesparing:
  Att skapa systemdokumentation kan vara tidskrävande. När du anlitar oss kan du fokusera på att driva ditt företag medan vi tar hand om dokumentationsarbetet åt dig.
• Anpassade Lösningar:
  Vi förstår att varje företag är unikt. Vi skräddarsyr din systemdokumentation för att passa just din verksamhet.

Sammanfattning: Varför systemdokumentation är nödvändig

I dagens affärsvärld är systemdokumentation inte bara ett krav enligt lagen, det är också en avgörande del av en sund och välfungerande verksamhet. Genom att ha en korrekt dokumentation på plats kan du uppfylla lagkrav, bygga förtroende, effektivisera din ekonomihantering och minimera risker.

Om du känner att systemdokumentation är något du behöver hjälp med, tveka inte att kontakta oss. Vi är här för att guida och stödja dig genom hela processen och se till att du har en systemdokumentation som uppfyller alla krav.

Vi ser fram emot att hjälpa dig att skapa en relevant systemdokumentation för ditt företag. Ni är varmt välkomna att kontakta oss när ni behöver oss:

Orvar Lindbäck
+46 70 370 14 67
 orvar.lindback@sundbompartners.se

Eller någon av oss andra på Sundbom & Partners. Kontaktuppgifter hittar du här.