Hur går en framgångsrik implementation till? (Nr 8/10)

Postad: 2021/06/30

Hur går en framgångsrik implementation till? – Del 8 av 10 i artikelserien om ”Upphandling av affärssystem för konsultbolag”

När man väl har upphandlat sitt nya affärssystem är det dags för implementation, dvs införandet av det nya systemet. Att införa att nytt affärssystem är inget som går att slarva sig igenom. Inom konsultbolag är en affärssystemimplementation något som påverkar hela företaget till skillnad från att införa ett nytt ekonomisystem på ett tillverkande bolag. Alla kommer att påverkas på ett eller annat sätt och då innebär ett misslyckat införande att det kan bli mycket smärtsamt och dyrt. Tyvärr så resulterar många affärssystemimplementationer i förseningar och fördyringar men det finns vissa knep för att undvika detta:

Rätt projektmodell

De allra flesta systemleverantörer har normalt sett en modell för hur just deras system ska införas på bästa sätt. Enklast är så klart att utgå från denna modell men en del, framför allt större, kunder jobbar enligt egna bestämda projektmodeller. Vår rekommendation är att alltid utgå från leverantörens modell då den brukar vara väl beprövad.

Rätt implementationsteam

A och O för en lyckad implementation är att tillsätta rätt- och tillräckliga resurser – det gäller både personal och pengar. Viktigast är att den som står som ansvarig har erfarenhet av att driva denna typ av projekt och har mandat/budget för att nyttja interna resurser och kunna driva igenom projektet. Många företag gör misstaget att plocka en person ur den ordinarie organisationen för att leda projektet. Någon som kanske helt saknar erfarenhet från den här typen av projekt och som dessutom inte kommer kunna få någon avlastning från ordinarie arbetsuppgifter. I stället är det starkt rekommenderat att hyra in en extern projektledare. Oftast behöver man också öka bemanningen på ekonomiavdelningen för att täcka upp för den tid som går åt till att arbeta i projektet. Det finns inte tid för att både sköta sina egna arbetsuppgifter och arbeta med implementationsprojektet. Det lönar sig i stort sett alltid att bemanna upp ekonomiavdelningen under projektet.

Rätt inställning till förändring

”Människan är aldrig så stark som när det gäller att motverka förändring” sa en gammal chef till mig. Så sant!
Ett nytt affärssystem innebär stora möjligheter till förbättring/förändring. Man ska inte missa detta tillfälle att förbättra sin verksamhet. I implementationsteamet måste det därför finnas medlemmar som har rätt inställning till och kan fatta beslut om förändringar. Oftast handlar det om att effektivisera processer, till exempel faktureringsprocessen, tidrapporteringsprocessen etc. Det måste också finnas en förändringsvilja ända upp i företagsledningen. Om man inte tar tillvara på dessa möjligheter finns det en risk för att det nya affärssystemet endast leder till att man fortsätter att jobba som tidigare, alltså fortsätter att göra fel fast på ett nytt sätt.

Rätt anpassningar

I möjligaste mån bör man undvika alltför många anpassningar av ett standardiserat affärssystem. Kan man anpassa verksamheten till systemet utan stora uppoffringar är det sannolikt bättre än att börja anpassa systemet. Alla anpassningar kräver underhåll och är kostsamma i längden. De moderna s.k. ”multi tenant” molnsystemen är ofta inte heller gjorda för att anpassas alltför mycket eftersom alla kunder ska köra samma kärnsystem för att underlätta vid uppgraderingar mm.

Rätt integrationsplan

Ofta har man ett flertal kringsystem som ska integreras mot det nya affärssystemet, det kan vara CRM, Budgetsystem, Datalager, Koncernrapportering och unika verksamhetssystem av alla slag. Varje sådan integration måste planeras i samråd med det systemets förvaltningsgrupper och systemleverantörerna. Detta kan vara både en tidstjuv och en stor kostnadspost som inte alltid är känd innan man bestämt sig för ett system. Se till att alla inblandade system är representerade och att tid sätts av tillsammans med leverantörerna/förvaltningsgrupperna – ofta involverar dessa integrationer externa konsulter som måste avropas i tid och planeras in.

Rätt historik

En viktig del i implementationen är också att se till att icke relevant information inte migreras in i det nya systemet. Det är ett ypperligt tillfälle till att ”tvätta” data och minska datamängderna. Denna del av projektet kan vara omfattande och måste kartläggas på ett tidigt stadium i projektet och kan faktiskt delvis genomföras i ett mycket tidigt skede.

Rätt testarbete

Man brukar säga att man inte kan testa för mycket. Det är helt riktigt. När man tycker att man testat färdigt så är det läge att testa en omgång till. Man upptäcker alltid något som kan förbättras. Både funktioner och processer i systemet måste testas. Testcase måste upprättas och testprotokoll måste tas fram. Återtestning efter rättningar måste genomföras. Allt detta tar tid och kräver resurser. Här kan man med fördel ta in en konsult med erfarenhet av systemet för att leda testerna.

Rätt utbildning

Ett av de säkraste sätten att öka sannolikheten till ett lyckat projekt är att se till att alla slutanvändare får relevant utbildning. Alla som ska tidrapportera måste få veta hur man gör det i det nya systemet etc. Missar men det får man säkerligen höra att det gamla systemet var bättre. Många kunder låter leverantören utbilda ”utbildare” – ”train the trainer”. Dessa blir ofta superusers i slutänden. Hela organisationen måste få relevant utbildning. Allt ifrån företagsledningen, som behöver veta hur man attesterar och får fram bra rapporter till den enskilde konsulten som behöver veta hur hen tidrapporterar och rapporterar resor och utlägg. Vi rekommenderar att man tar fram egna manualer, eller ännu hellre spelar in filmer över de vanligaste uppgifterna som medarbetare förväntas göra, t ex rapportera tid och fakturera.

Rätt information

Eftersom ett nytt affärssystem påverkar hela organisationen i ett konsultbolag är det synnerligen viktigt att alla i organisationen får information om vad som händer. Vi brukar kalla det intern marknadsföring. Det finns inga affärsystemsprojekt som går exakt som man planerar vilket innebär att man måste informera hela tiden om vad som händer. Förståelsen för förseningar och annat strul ökar dramatiskt med relevant och öppen information. Säger man från början att det kommer bli en tid av prövningar kommer organisationen ha större förståelse.

Följer man råden ovan så ökar definitivt sannolikheten för ett lyckat införande!

De avslutande två artiklarna i denna serie kommer handla om när ett affärssystemsprojekt är klart och om hur man får nytta på sikt av sin investering.

Vill du veta mer om vår upphandlingstjänst så kan du med fördel kontakta någon av oss på Sundbom & Partners som är experter på affärssystem för just konsultbolag.

Kontaktinformation hittar du här.