Hur skriver man ett bra upphandlingsunderlag? (Nr 6/10)
Postad: 2021/05/12
Hur skriver man ett bra upphandlingsunderlag? – Del 6 av 10 i artikelserien om ”Upphandling av affärssystem för konsultbolag”
Bland det viktigaste i samband med en upphandling av ett affärssystem är själva upphandlingsunderlaget, dvs det man skickar till de leverantörer man vill ha anbud/offerter ifrån. Ofta finns det stora brister i upphandlingsunderlaget och då blir själva upphandlingen sällan bra. Finns det för många oklarheter i underlaget får man också otydliga anbud/offerter.
Vad ska då ett bra upphandlingsunderlag innehålla?
Nedan följer ett upplägg som vi inom Sundbom & Partners har tillämpat i många upphandlingar.
Inledning
med övergripande beskrivning av upphandlingen med syfte, mål, sekretess etc.
Beskrivning av företaget som ska upphandla
Den ska innehålla verksamhetsbeskrivning, organisationsmodell och nuvarande IT-system. Den ska också inkludera en planerad målbild, vad man vill förändra/förbättra, huvudsakliga behov och krav på ett nytt system mm.
Den syftar till att ge offererande leverantörer en övergripande bild samt förståelse för vad företaget vill åstadkomma med upphandlingen. Här kan man även med fördel lägga in kvalitativa och kvantitativa mål med ett nytt affärssystem.
Om det är så att företagets olika organisatoriska delar har skilda behov och krav så bör det beskrivas i detta avsnitt. Allt för att ge en så klar bild som möjligt över målbilden.
Själva kravspecifikationen
Kravspecifikationen är den viktigaste bilagan, och en självklar del av upphandlingsunderlaget. Den har ni läst om i en tidigare artikel i serien.
Annan viktig information för upphandlingen
Tex antal juridiska personer, antal användare, roller som kan påverka licensiering etc. Specificera även vilka väsentliga delar av ett affärssystem som ska offereras, tex om EFH ska ingå, eller om CRM-funktionalitet ska ingå osv.
Upphandlingsform och anbudsinstruktioner
I detta avsnitt bör man specificera hur upphandlingen kommer att ske med avseende på tidsplan inklusive viktiga datum (senaste anbudsdatum, anbudets giltighet och eventuell sista dag för frågor, när anbudspresentationer och demonstrationer ska genomföras, när utvärdering ska ske, när slutförhandling ska ske och när avtal planeras att skrivas). Den ska också inkludera formalia kring anbudet, adress dit anbudet ska skickas, kontaktpersoner mm.
Nästa artikel handlar om hur man utvärderar anbud och offerter.
Vill du veta mer om vår upphandlingstjänst så kan du med fördel kontakta någon av oss på Sundbom & Partners som är experter på affärssystem för just konsultbolag. Kontaktinformation hittar du här.
