Hur tar man fram en bra kravspecifikation? (nr 3/10)

Postad: 2021/03/19

Hur tar man fram en bra kravspecifikation? – Del 3 av 10 i artikelserien om ”Upphandling av affärssystem för konsultbolag”

Ett av de mest kritiska momenten när man ska upphandla ett nytt affärssystem är framtagandet av en kravspecifikation. Det är den som lägger grunden för det framtida systemet. Utan en bra kravspecifikation blir det svårt att hitta rätt system och införa det effektivt.

Hur gör man då när man ska ta fram en bra kravspecifikation? Följande punktlista beskriver de moment vi inom Sundbom & Partners tillämpar när vi hjälper våra upphandlingskunder:

• Definition:

  I detta moment går man igenom syftet samt vilka mål man vill uppnå med ett eventuellt byte av affärssystem. Budget, processer, koppling till affärsplan, tidsplan mm gås igenom. Tillsammans med kunden brukar vi bilda en projektgrupp som blir arbetsgruppen i den fortsatta processen, samt en styrgrupp som är den beslutande instansen i projektet.

• Behovsinventering/prioritering:

  Detta moment omfattar fokuserade workshops med valda delar av verksamheten. Lämpligtvis med ekonomi/ledning och operativ leveransverksamhet för att fånga upp de unika behov som finns inom organisationen. Vid behov genomförs workshops eller intervjuer med ytterligare intressenter inom verksamheten.

• Kravspecifikation:

  Denna aktivitet syftar till att ta fram själva kravspecifikationen som är en detaljerad specifikation över både funktionella och tekniska krav. Specifikationen kommer att omfatta krav inom alla de områden som systemet förväntas stödja, t ex:

• • Tid-, rese och utläggsrapportering
  • Projektredovisning, resursplanering och projektbudgetering
  • Finansiell budget, prognos och uppföljning
  • Effektiv fakturering och enkel kundreskontrahantering
  • Elektroniskt leveratörfakturaflöde
  • Smidiga betalösningar
  • Ibland även abonnemang, inköp, lager osv

• Prioritering

  Alla de krav som framkommer bör också prioriteras beroende på hur viktiga de egentligen är för verksamheten. Vissa krav kan vara mer ”nice-to-have” medan andra är ”must-have”. Alla krav viktas också beroende på hur väsentliga de är för verksamheten och vi poängsätter därefter anbuden baserat på leverantörens svar och demo av systemet, det ger oss en så objektiv bild som möjligt över systemets kvalitet.

• Andra värden:

  När man tar fram en kravspecifikation för användning i en upphandling får man inte glömma att även ställa krav på:

• • Leverantören i sig av typen ekonomi, historik, resurstillgång mm. Det är trots allt en relation man kommer att ha under många år framöver.
  • Teknik, dvs vilka tekniska krav man har från sin IT-verksamhet. Det kan finnas en IT-strategi att ta hänsyn till. Tekniken kan skilja sig mycket mellan olika affärssystem beroende på molnteknik, on-premise mm.
  • Juridik, dvs man kan redan i en kravspecifikation ställa krav på vilka juridiska grundkrav man ställer på leverantören, t ex betalplaner, betalningsvillkor, garantier, avtalstider, GDPR mm. Att ha med det från början i sin kravställning kan underlätta senare förhandling.

Kommande artikel handlar om för- och nackdelar med olika tekniska lösningar för affärssystem, t ex on-premise, cloud etc.

Vill du veta mer om vår upphandlingstjänst så kan du med fördel kontakta någon av oss på Sundbom & Partners som är experter på affärssystem för just konsultbolag. Kontaktinformation hittar du här.