Konsten att få resursplanering att fungera – del 3

Postad: 2016/10/18

Förra veckan gav vi konkreta tips på vad man bör tänka på vid införandet av resursplanering i ett tjänsteföretag. Detta inlägg fokuserar på vad man bör göra för att få det att fungera över tid. Resursplanering har nämligen en tendens till att prioriteras ner och till slut helt rinna ut i sanden.

1. Stegvis införande
   När man börjar arbeta aktivt med resursplanering i en organisation är det viktigt att det blir rätt och att ambitionsnivån hamnar på en hanterbar nivå, precis som vi skrev i förra inlägget. Vår erfarenhet visar att ett stegvis införande är att föredra jämfört med en ”Big Bang”. En hängiven och krävande enhet inom organisationen som går i bräschen och som sedan blir ambassadörer för det fortsatta införandet är ovärderligt, speciellt om planeringen kanske medför ett nytt företagskulturellt inslag.
2. Best Practice
   Mot bakgrund av det stegvisa införandet skapar man ett ”Best Practice” som ska gälla för den övriga organisationens införande. Detta ska stödja de interna processerna, företagskulturen och den nödvändiga uppföljningen på ett optimalt sätt.
3. Aktiv uppföljning
   För att resursplaneringen ska fungera över tid är det viktigt att det ställs krav på resultatet av planeringen. Planeringen ska inte ha ett egensyfte utan den ska fungera som ett underlag för olika former av beslut. Riktigt infört kan resursplanering ge ovärderlig input till kompetensutveckling, rekrytering, omprioriteringar, optimeringar och, till och med, avvecklingar. Frågor som kan besvaras med hjälp av planeringen är t ex vad vi tjänar pengar på framöver, var har vi underbeläggning/överbeläggning, vilka enheter är mest/minst lönsamma, hur ser framtida cashflow ut mm. Utan aktiv uppföljning har många svårt att se nyttan med resursplanering och då kommer underhållet av planeringen att fallera över tid.
4. Integrationer till andra system
   Efter själva införandet brukar de flesta fundera över vilka andra källor som kan ”föda” systemet med information. Exempelvis finns historik i form att tidrapportering i affärssystemet och framtida uppdrag/projekt finns ofta i ett CRM-system. Själva planeringen ska kanske också uppdatera ett prognosverktyg. Detta leder då till olika former av integrationer till dessa system.
5. Ständig förbättring
   Denna punkt torde vara självklar men kan inte nog poängteras som en av de viktigaste. Resursplaneringen och de verktyg som finns erbjuder mycket stora möjligheter till förbättringar och effektiviseringar. Ett konsultbolags resursplanering är lika viktig som ett industriföretags produktionsplanering. Det är för många en kulturförändring att genomföra planering på ett professionellt sätt och det gäller att genomföra det successivt vilket innebär att det alltid finns utrymme för förbättringar. Ha därför en mindre kärntrupp som hela tiden bevakar att planeringen underhålls och som också ansvarar för att uppnå ständig förbättring.

Följer ni råden från denna bloggserie är vi övertygade om att ni kommer att kunna jobba med resursplanering på ett mer effektivt och lönsamt sätt.

Mattias Gustafsson
Konsultchef och Produktansvarig
Sundbom & Partners AB